Optimizando su Almacén con un Sistema de Voz

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Las compañías de hoy enfrentan muchos retos y esto es evidente en el centro de distribución, donde la oferta y la demanda se encuentran: mientras la gerencia desea limitar o reducir costos, el boom en el e-commerce exige el manejo de volúmenes cada vez mayores y un mejor servicio al cliente. Esto pone a prueba las nuevas tecnologías diseñadas para cumplir con estas expectativas e incrementar la eficiencia laboral.

Desafíos Clave en el Centro de Distribución

Crecimiento de los negocios
En una encuesta encargada por Honeywell, más de 200 gerentes de logística responsables de distribución mencionaron el soporte al crecimiento de los negocios como una de las principales razones para invertir en nuevas tecnologías. Hoy día, las compañías desean tener la capacidad para procesar una cantidad y una variedad mayores de productos utilizando los mismos recursos mientras que para negocios en crecimiento, evitar cuellos de botella operativos e inventarios agotados es crucial, lo mismo que reducir costos laborales por horas extras.

Un mejor servicio al cliente
La exactitud en la entrega de pedidos es crucial y, consecuentemente, un indicador clave del servicio al cliente. Por ejemplo, en un centro de distribución que envía 10 millones de pedidos al año con una tasa de exactitud del 99 % se cometerán 100,000 errores anuales; si cada error cuesta entre $10 y $20 dólares, una tasa de error del 1% implicará pérdidas de entre uno y dos millones de dólares. Inevitablemente, semejante cantidad de errores acarreará quejas por parte de los clientes, solicitudes de reembolso y gastos redundantes de envío, lo que se convertirá en
un obstáculo para que las ganancias crezcan. Puesto que los errores pueden presentarse en diferentes puntos del centro de distribución, es necesario cambiar los procesos para diversos flujos de trabajo con el fin de reducir el porcentaje de errores.

Reducir costos operativos
Los líderes en la industria están buscando constantemente maneras de reducir sus costos operativos, incrementar las ventas y mejorar su servicio al cliente, rediseñando procesos e implementando tecnología rentable: en muchos centros de distribución, las tareas más arduas se han hecho más eficientes gracias a esto. Luego, ¿cómo pueden los gerentes encontrar nuevas formas de bajar sus costos operativos sin afectar la calidad del servicio?

Encontrando la Solución Correcta para los Desafíos Clave

Entre las principales tecnologías que se emplean en los centros de distribución actualmente se encuentran las habilitadas por voz, el escaneo de códigos de barras por radiofrecuencia y pick-to-light. Cada una de ellas tiene sus propias ventajas en función del entorno operativo y de su aplicación, pero destaca una común a las tres: son superiores, con bastante diferencia, a los procesos basados en papel.

Como se muestra arriba, la tecnología por voz destaca por su flexibilidad y alta precisión; el escaneo por radio frecuencia es menos costoso, pero también menos eficiente, mientras que pick-to-light es adecuado para determinadas aplicaciones en tanto los productos y las ubicaciones no cambien. Puesto que la tecnología por voz puede utilizarse en todo el centro de distribución, las compañías pueden reducir su gasto en entrenamiento, integración y mantenimiento, observando como resultado la sinergia.Otras ventajas del trabajo guiado por voz en el centro de distribución:–Vista y manos libres: los empleados no necesitan cargar escáner ni documentos al recoger artículos, de manera que pueden trabajar con varios a la vez. Trabajar con montacargas es mucho más seguro y eficiente puesto que sus operadores no necesitan leer más instrucciones en pantalla, con lo que se reduce el riesgo de accidentes por distracción. –Cambiar procesos puede generar ahorros significativos, por ejemplo, seleccionando simultáneamente diferentes pedidos; flujos de trabajo como el recuento de ciclos durante recolección y/o almacenamiento o la selección inversa pueden interconectarse para reducir tiempos de desplazamiento.–Se reduce significativamente el tiempo de entrenamiento puesto que, al recibir instrucciones paso a paso, los empleados pueden ser entrenados para ejecutar tareas con altos estándares en dos horas.

Abordando desafíos con flujos de trabajos activados por Voz

Definición y ventajas

Para la mayoría de los empleados, el flujo de trabajo más natural es aquel que les permite tener las manos y la vista libres para completar las tareas que se les asignan. La tecnología por voz es adecuada para centros de distribución donde las operaciones se ejecutan rápidamente y con alto grado de variabilidad. Algunos de ellos obtienen considerables ventajas de las soluciones de voz si en ellos ocurre relativamente poco traslape entre flujos de trabajo; es decir, si la recepción, el almacenamiento, la recolección, la recarga y la carga de línea ocurren en diferentes momentos del día.Un centro de distribución obtiene las mayores ventajas cuando la tecnología por voz se incorpora al inicio y los procesos se estructuran con base en ella para sincronizarse entre sí y reducir los cuellos de botella. Dos flujos de trabajo que utilizan el mismo tipo de vehículo (el almacenamiento y la reposición, por ejemplo) pueden interconectarse para aprovechar la inversión al máximo y aumentar la productividad del operador; con esto, se reduce el esfuerzo de capacitación y pueden asignarse a los empleados diferentes tareas con mayor facilidad ya que sólo hay un sistema que aprender.En un centro de distribución dirigido por voz, los procesos se estandarizan y se optimiza la interacción humano-computadora. En estos flujos de trabajo, altamente controlados, hay muchas entradas y salidas al servidor, por lo que este produce un flujo constante de instrucciones cuya recepción y ejecución pueden confirmar los empleados.

Resumen de un flujo de trabajo activado por voz

En flujos de trabajo activados por voz, un empleado de centro de distribución recibe las órdenes del Warehouse Management System (WMS) vía WLAN en un dispositivo móvil, que convierte el texto en instrucciones audibles. Guiado por voz a través de sus auriculares, el empleado confirma verbalmente cada paso del proceso de recolección mediante un número de chequeo en el punto de almacenamiento del artículo a recoger. De esta manera el empleado, con la ayuda del sistema de voz, trabaja hasta que la orden esté completa; la confirmación verbal incrementa la precisión.

Implementación del sistema de voz

El flujo de trabajo habilitado por voz consta de varios componentes; sin embargo, el más importante de ellos es el conocimiento de los procesos puesto que la implementación de un sistema de voz en un centro de distribución con procesos deficientemente estructurados no resultará en las mejoras deseadas en productividad y precisión. El conocimiento específico de los procesos dirigidos por voz debe usarse junto con la experiencia propia de cada industria para obtener el máximo beneficio de la implementación de sistemas controlados por voz.

Interfaz WMS

Una solución de voz comienza con la interfaz WMS. El sistema de voz contiene tanto software para definir el flujo de trabajo como hardware (dispositivos de voz) que los empleados utilizarán para interactuar con el WMS; ambos deben estar conectados para que el operador reciba las instrucciones de trabajo, confirme la ejecución de tareas y actualice inventarios. Para minimizar adaptaciones costosas, el sistema permite diversas opciones de interfaz acordes con las características de los diferentes WMS. En algunos casos, el proveedor implementa una interfaz directa en tiempo real que integra de manera lógica el nuevo proceso controlado por voz con el WMS existente mientras que, en otros, una aplicación de middleware podrá ser necesaria para la comunicación entre los empleados y el WMS sin cambiar el código existente para el sistema.

Aplicaciones de voz

Normalmente se desarrolla una aplicación distinta de voz para cada flujo de trabajo en el centro de distribución (recolección, almacenamiento, reposición) que define la interacción entre el empleado y el WMS; cuando los flujos de trabajo están interconectados, se desarrolla otra para el conjunto. Estas aplicaciones contienen herramientas proporcionadas por el proveedor y están cargadas en los dispositivos de voz. Como un todo, el sistema debe adaptarse al desarrollo ágil de los flujos de trabajo para poder responder adecuadamente a los cambios en la operación del centro de distribución.

Dispositivos de voz y auriculares

Los componentes clave de esta solución para el empleado son el dispositivo de voz desarrollado específicamente para el sistema, los auriculares de uso comercial y el software correspondiente. Esta combinación convierte las instrucciones del WMS (por ejemplo, qué productos serán recogidos) en audio que el usuario recibe mediante los auriculares; a su vez, la voz del empleado es reconocida y se registra en el sistema. Los dispositivos de voz pueden colocarse en la cintura o en un vehículo, según sea su fuente de poder, y utilizan un firmware que procesa las aplicaciones de voz, se comunica remotamente con el sistema, convierte texto en audio y reconoce la voz del usuario.

Gestión del sistema de voz

Para una mejor gestión, se incluye un sistema con panel integrado para administrar los dispositivos, la descarga de nuevas aplicaciones, las estadísticas de rendimiento, el seguimiento de ubicación y el estado de la batería, entre otras características. De este modo, los sistemas integrados activados por voz se optimizan para lograr objetivos comerciales clave con un mínimo costo total de propiedad. Además, la ergonomía especialmente desarrollada resulta en mayor satisfacción laboral y menor tiempo de ausencia, además de menos errores costosos y fluctuaciones.

Soluciones integradas de voz: desarrolladas especialmente para centros de distribución

El entorno de un centro de distribución es desafiante y, por lo tanto, requiere soluciones integrales desarrolladas específicamente para él: mientras varios proveedores pueden proporcionar componentes individuales, crear una solución interoperable es responsabilidad del cliente o revendedor de valor agregado.

Las compañías pueden obtener grandes retornos de inversión con una solución integral como Honeywell Voice, la cual ha sido especialmente adaptada y optimizada para su entorno. Como verdadera respuesta global, comprende auriculares con un micrófono para reconocer la voz del usuario y filtrar el ruido ambiental, dispositivo que debe resistir el estrés del entorno de trabajo incluyendo las temperaturas extremas y/o la condensación que existen en muchas instalaciones. Para garantizar la seguridad laboral, el cable de los auriculares y el del conector han sido diseñados de manera tal que se pueden desconectar de forma segura del dispositivo de voz si se enredan. Otras soluciones requieren costosos cables adaptadores y en general no proveen conexiones libres de problema, lo que resulta en errores de reconocimiento de voz y una tasa de trabajo más lenta. Para aplicaciones especiales, existen alternativas inalámbricas que han sido optimizadas para un reconocimiento correcto de la voz en el contexto de una transmisión de alta calidad.

Un dispositivo móvil de voz como el A700x (diseñado especialmente para aplicaciones en centro de distribución) puede resistir temperaturas extremas, así como caídas e impactos. Los dispositivos están diseñados ergonómicamente y reducen el empleo de teclados al mínimo; además, no requieren pantalla integrada la que, frecuentemente, es una fuente de error, ineficiencia y falla. La batería de estos dispositivos genera potencia para un turno completo incluyendo horas extras, esto es, entre ocho y doce horas. Asimismo, el dispositivo soporta diferentes idiomas, dialectos y acentos, incluyendo el sistema operativo, la memoria principal, el circuito de audio y el software de reconocimiento de voz. Los empleados que operan vehículos pueden beneficiarse del control por voz configurando su dispositivo en el vehículo.

Algunas aplicaciones pueden optimizarse con tecnología adicional que mejora el sistema de voz. Por ejemplo, una pantalla adicional puede ser útil en el área de recepción si el usuario debe buscar grandes volúmenes de información y, para ello, una solución específica de voz resulta ser menos eficiente. Además, normalmente es necesario registrar números de identificación de paleta larga: entonces, el escáner integrado de códigos de barras A730x (o un dispositivo compatible) puede utilizarse en conjunto con un sistema controlado por voz.

Fuente: Honeywell.

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